Gmail vs Outlook: Lequel est le meilleur?

Même si le courrier électronique survivra dans un monde où la communication en temps réel utilise des discussions telles que le chat Skype et Slack. Le courrier électronique reste l’une des formes de communication les plus populaires dans le monde des affaires.

Bien sûr, la disparition est de plus en plus un sujet d’actualité, Une législation telle que le Règlement général sur la protection des données (GDPR) existe. Mais soyons honnêtes, il faudra probablement un certain temps avant la disparition du courrier électronique.

Maintenant, nous avons clairement indiqué que le courrier électronique n’allait nulle part.

Comment choisissez le mode de réception de vos courriels afin de vous garantir la meilleure expérience?

Le courrier électronique étant un outil de communication très populaire. Il est très important que l’outil utilisé pour lire, répondre et supprimer les communications non désirées soit simple à utiliser.

Nous explorons avec plus de précision les détails qui conviennent le mieux aux communications professionnelles.

L’histoire

Gmail a été publié le 1er avril 2004 et offrait 1 Go de stockage à l’époque. Curieusement, beaucoup ont rejeté cette idée. Sa capacité était bien supérieure à celle offerte par le leader du moment, Hotmail, prédécesseur de Outlook. Cela a déclenché une rivalité entre les deux.

Hotmail lui-même a été lancé dans les années 90, 1996 pour être précis. Microsoft a racheté Hotmail l’année suivante et a renommé le service MSN Hotmail, puis à nouveau avec Windows Live Hotmail. Un troisième changement de marque en 2013 a vu le service porter le titre Outlook. Mais au départ, elle ne proposait que 2 Mo de stockage gratuit, soit 500 fois moins que celle de Gmail a neuf ans auparavant. La capacité a toutefois augmenté considérablement depuis.

Interface

Esthétiquement, Gmail et Outlook présentent tous deux une interface claire, avec des thèmes de couleurs par défaut différents; Gmail rouge et blanc et Outlook bleu.

Outlook s’inspire du style « Windows Modern UI« . Egalement connu sous le nom d’interface utilisateur Metro. Gmail, considéré récemment comme le plus « laid » des deux. Cependant, une refonte récente de Gmail a vu son esthétique et son expérience utilisateur  s’améliorer. Gmail avait précédemment privilégié la simplicité, bien que beaucoup la décrivent . Heureusement, la refonte améliore la sensation tout en permettant aux utilisateurs de se concentrer sur les courriels plutôt que de faire face aux distractions.

Le volet de lecture sur Outlook est désactivé par défaut, mais il peut être activé très simplement.

Gmail comporte également un volet de lecture, mais il peut être activé par le menu des paramètres rapides. Gmail possède également un volet de lecture, désactivé par défaut, mais il est beaucoup plus facile à activer.

Dossiers, étiquettes et recherches

La grande chose que Gmail a fait pour se différencier de la concurrence a été d’avoir des étiquettes au lieu de dossiers. Cela signifiait que les messages pouvaient être étiquetés avec plusieurs étiquettes au lieu d’être placés dans un dossier spécifique. À ce stade, nous devons clarifier un peu les choses. La plupart des gens croient encore que Gmail a des étiquettes et pas de dossiers – ce n’est pas tout à fait vrai. Comme tous ceux qui ont configuré Gmail via un client de messagerie traditionnel (ironiquement via Outlook) vous diront que ces étiquettes apparaissent sous forme de dossiers dans ces clients. De plus, si vous avez appliqué plusieurs étiquettes à un message électronique, celui-ci apparaîtra dans plusieurs dossiers.

Google filtrera également automatiquement les e-mails dans les onglets Principal, Social et Promotions, ce qui vous fera gagner du temps en parcourant les annonces pour les messages importants.

Outlook a la structure de dossiers traditionnelle, mais comporte des catégories au lieu des étiquettes. Ce sont des étiquettes au sens le plus strict, en ce sens qu’elles sont des étiquettes de messages plutôt que des pseudo-dossiers. Vous pouvez appliquer plusieurs catégories à un message mais, ce faisant, ne déplace pas un message dans un dossier. Outlook balise automatiquement certains messages avec des catégories telles que Documents, Photos, Newsletters, etc. Ils sont appelés dossiers Quick View.

La recherche est probablement la raison pour laquelle Gmail existe. Cela faisait partie de sa raison d’être quand il a été conçu pour la première fois car l’ingénieur à l’origine de l’idée voulait disposer d’un service de courrier électronique qui puisse être consulté aussi facilement que sur Internet.

Il suffit de taper des termes de recherche dans la barre de recherche en haut de la page Web pour découvrir ce que tout le monde recherche. Les utilisateurs peuvent employer des méthodes plus avancées en tapant des raccourcis tels que «de:» ou «à:».

Outlook affiche des fonctionnalités de recherche similaires, avec des méthodes avancées pour trouver rapidement les informations pertinentes. Les dossiers Quick View permettent aux utilisateurs de rechercher instantanément dans les messages, par exemple, les derniers courriels contenant des photos, par exemple. La recherche est suffisante pour Outlook, mais rien d’excitant.

Connectivité

Gmail prend en charge les protocoles POP et IMAP, ce qui signifie que pratiquement tous les clients de messagerie sur la plupart des systèmes d’exploitation fonctionneront immédiatement avec le service de messagerie, même Microsoft Outlook fonctionnera sans problème.

Outlook prend également en charge les protocoles POP et IMAP. Outlook.com prend également (sans surprise) en charge ActiveSync de Microsoft.

Nous avons testé la configuration des comptes Outlook et Gmail sur le client Outlook normal et Thunderbird. Gmail a semblé beaucoup plus rapide dans la configuration et la récupération des courriers électroniques et des dossiers des deux clients.

Limites de stockage et de fixation

• Gmail offre 15 Go de stockage gratuit, mais cela compte pour Gmail et Drive (Google a récemment déménagé pour offrir un stockage illimité de photos dans certaines limites). Plus de stockage peut être acheté.

 

• Microsoft offre également  aux utilisateurs gratuits 15 Go de stockage par compte Outlook. Mais auparavant, on ne savait pas exactement combien de stockage vous disposiez en fonction des produits que vous utilisiez. Si vous avez un abonnement Office 365, vous obtenez par exemple 1 To de stockage pour couvrir tous les produits Microsoft.

 

• Gmail limite également la taille des pièces jointes à 25 Mo (ceci inclut également le message) et prend plus de temps pour télécharger des images. En outre, l’application Gmail vous permet uniquement de télécharger une image à la fois. Cependant, les images sont affichées sous forme de vignettes, ce qui vous permet de vérifier que vous avez envoyé les bons fichiers et de voir ce que vous avez reçu avant de le télécharger.

Extensions et intégrations

Dans Gmail, les utilisateurs peuvent activer certaines fonctionnalités. Ces fonctionnalités font partie de Google Labs. Selon l’humble opinion de cet auteur, certaines d’entre elles sont bonnes, d’autres moins utiles, mais nous n’avons jamais essayé une fonctionnalité qui a déjà prouvé qu’elle détruisait tout.

Comme on peut s’y attendre, Gmail s’intègre à Google Docs. Ceci est assez transparent, avec par exemple la possibilité d’ouvrir des pièces jointes dans Google Apps, telles que Docs ou Sheets, de les travailler puis de les enregistrer sur Drive, le tout sans quitter l’écosystème de Google.

⇒ Gmail peut également s’intégrer à des applications tierces, telles que les applications CRM.

⇒ Google propose son marché d’applications pour permettre aux éditeurs de logiciels de présenter leurs produits aux utilisateurs Gmail.

Et plus important encore, Google Apps. Gmail peut également importer des contacts de comptes de médias sociaux dans votre carnet d’adresses. De plus, vous pouvez même utiliser Google Traduction dans un message, une option manquante dans Outlook.

Outlook est un peu en retard par rapport aux utilisateurs mais, comme on peut s’y attendre de Microsoft, s’intègre complètement aux applications Office 365 et les compléments de OneDrive. Outlook fonctionnent de la même manière sur les ordinateurs de bureau, Web et mobiles. Ces extensions sont prises en charge dans Outlook 2013, Outlook 2016. Mais certains addons (Modules pour Firefox)ne s’appliquent pas à certains types de messages ou de périphériques. Il y a plus d’informations à ce sujet ici .

Cela dit, Outlook offre un accès facile à Word, Excel, PowerPoint et OneNote Online, ainsi qu’au célèbre logiciel Sway de Microsoft, qui permet aux utilisateurs de créer des histoires multimédias.

Spam, filtres et gestion des emails

Après avoir utilisé Gmail pendant plusieurs années, nous pouvons en conclure que son filtrage anti-spam fonctionne efficacement. Une ou deux fois par an, un spam est envoyé et les faux positifs sont presque inexistants. Il est également utile pour filtrer les courriels indésirables qui ne sont pas du spam (parfois appelés bacon).

Gmail fait correspondre les annonces avec le contenu des e-mails, ce qui dérange certains utilisateurs. Ces annonces sont généralement filtrées dans les onglets des réseaux sociaux ou des promotions et n’interfèrent pas avec l’utilisation de la boîte de réception.

Le filtrage du courrier électronique et du courrier indésirable Outlook est moins sophistiqué (une grande partie doit être fait manuellement). Mais il présente certaines fonctionnalités qui le placent en avance sur Gmail.

Une de ces fonctionnalités est Sweep. Cela permet de supprimer tous les e-mails d’il y a dix jours, de garder le dernier d’un expéditeur particulier ou de bloquer les prochains e-mails d’un expéditeur.

Conclusion

Dans l’ensemble,Outlook ne contient pas suffisamment de fonctionnalités pour attirer les utilisateurs de Gmail à partir de ce service de messagerie.

Bien qu’il soit plus facile de rechercher des courriers électroniques dans Gmail. Outlook est, bien entendu, plus étroitement intégré à Office Online.

Cependant, pour le travail quotidien avec la messagerie électronique, Gmail reste le service de messagerie à battre.